Transformando a Gestão Operacional, Financeira e de Estoque em Obras de Telecomunicações com ClickUp e IA
Cliente
Grupo Leite
Indústria
Telecomunicações
Região
Ribeirão Preto, São Paulo
Duração
8 semanas
O cliente lidava com a gestão descentralizada de obras, usando grupos de WhatsApp e planilhas de Excel com milhares de linhas para controlar materiais e relatórios diários. O objetivo principal do projeto foi centralizar a operação, o fluxo financeiro e o estoque no ClickUp, criando processos integrados e automatizados para a equipe de campo e o escritório.
Além da implementação técnica, a SyForge conduziu um programa de letramento em IA com a equipe da Apolo: desde construção de prompts aplicados à operação diária até a conexão de Claude com o ClickUp via MCP, capacitando o time para operar e evoluir o ambiente de forma autônoma com IA como alavanca operacional.
Nossa solução
A SyForge focou na transferência de conhecimento, fazendo a implementação a quatro mãos para que o cliente aprendesse a configurar e dominar o sistema por conta própria. A abordagem priorizou construir o fluxo mínimo viável primeiro, separando os processos em listas de entrada e saída financeira, para só depois aplicar automações complexas e recursos de Inteligência Artificial.
Durante o projeto, realizamos um ciclo de capacitação em IA com a equipe da Apolo. O treinamento cobriu fundamentos de engenharia de prompts aplicados ao contexto de telecomunicações e obras — com prompts modelo para triagem de relatórios de campo, análise de planilhas de produção e comunicação padronizada com clientes. A equipe aprendeu a usar Claude integrado ao ClickUp via MCP (Model Context Protocol), permitindo consultar status de obras, registrar atualizações e acionar fluxos diretamente em linguagem natural — sem sair do chat. Adicionalmente, foram configurados e ensinados os Agentes de IA nativos do ClickUp para automatizar a extração de dados de notas fiscais, renomeação de tarefas e preenchimento de campos financeiros. O resultado foi um time de campo e backoffice operando IA em produção, não apenas como usuários passivos da ferramenta.
O desafio
O maior desafio era a extrema dependência de processos manuais, uso de planilhas isoladas e gestão feita pelo WhatsApp. Havia enorme dificuldade em monitorar o estoque de materiais usados nas obras de forma automática e em conectar o fim da execução operacional diretamente com o faturamento e contas a receber.
Resultados obtidos
Criação de um fluxo financeiro automatizado onde e-mails de contas pagas e recebimentos se transformam instantaneamente em tarefas estruturadas através da extração de dados por Inteligência Artificial.
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Substituição dos pedidos de abastecimento descentralizados via WhatsApp por um formulário padronizado de lançamento de gastos operacionais no ClickUp, contendo anexos de comprovantes e assinatura digital para maior responsabilidade.
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Mapeamento e estruturação completa do fluxo de obras nas listas do ClickUp, conectando o recebimento da demanda do cliente com as etapas de separação de materiais, alocação das equipes e emissão de relatórios finais.
